Rollen: Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen / Leiter und Leiterinnen
Inhaltsverzeichnis
- Registrierung
- Login
- Einrichten Dashboard
- Profil bearbeiten
- Zeiterfassung
- Absenzen erfassen
- Pendenzen bearbeiten
- Visierung der Monatsabrechnung
- Beantworten der Pendenzen als Leiter und Leiterin
- Abrechnung
- Auswertungen
1. Registrierung
Nach dem Erhalt des E-Mails «Registration bei TimeRocket», kann der Registrierungsprozess abgeschlossen werden.
1.1 Registrierungsprozess starten
Durch das Anklicken des Link «Registrierung abschliessen» wird der Registrierungsprozess gestartet.
1.2 Auswahl des Anbieters für die Anmeldung
Es besteht die Möglichkeit, sich über verschiedene Anbieter bei TimeRocket anzumelden.
Option: TimeRocket(Calitime)
E-Mail-Adresse als Benutzernamen eintragen sowie das gewünschte Passwort eintragen und die Registrierung abschliessen.
Option: Microsoft 365
Anmelden mit den persönlichen Microsoft 365 Zugangsdaten.
Weitere Anbieter: Google oder SwissID
Nach erfolgreicher Registrierung wird das Dashboard von TimeRocket angezeigt.
Weitere Informationen zur Registrierung sind über folgenden Link zu finden:
2. Login
TimeRocket ist eine Webapplikation, es wird keine App auf den Geräten installiert.
Die Startseite kann über https://app.timerocket.ch von jedem Internetfähigen Gerät mit einem Browser aufgerufen werden. Empfohlene Browser sind Google Chrome und Microsoft Edge.
Anbieter wählen, mit welchem die Registrierung durchgeführt wurde. Möglicherweise wurde keine Registrierung per E-Mail durchgeführt. Bei Erhalt eines Benutzernamen und Passwort durch das HR, kann die Anmeldung über den Anbieter «TimeRocket (Calitime) erfolgen.
Eingabe des Benutzernamen und Passwort:
Weitere Informationen zum Login bei TimeRocket sind über folgenden Link zu finden:
3. Einrichten Dashboard
Das Dashboard ist die persönliche Startseite von TimeRocket. Die Darstellung und die angezeigten Widgets können selbständig verwaltet werden.
Über das weisse Zahnrad oben in der Mitte können weitere Widgets eingeblendet, entfernt oder die Reihenfolge und teilweise die Anzeigegrösse geändert werden.
Die Widgets können mittelst Pfeiltasten verschoben werden. Über die Zahnräder bei den einzelnen Widgets können die Einstellungen vorgenommen werden.
Weitere Informationen zu den Widgets sind über folgenden Link zu finden:
4. Profil bearbeiten
Das Profil kann rechts oben durch Anklicken des eingeloggten Namens aufgerufen werden.
Im Profil können bei Bedarf folgende Einstellungen vorgenommen werden
- Sprache
- Mitarbeiter-Darstellung
- Benachrichtigung
- E-Mail-Erinnerungen
- Stellvertretung tätigen.
Weiter Informationen zum Profil sind über folgenden Link zu finden:
5. Zeiterfassung
Die Arbeitszeiten können über das Widget «Zeiterfassung» auf dem Dashboard erfasst werden.
Live-Buchungen werden über die Funktion «Kommen» oder «Gehen» erfasst.
Die Anzeige ändert sich automatisch anhand der bereits erfassten Kommen- und Gehen-Meldungen.
Nacherfassen von Zeitmeldungen können mit der Funktion «Nacherfassen» [+] hinzugefügt werden.
Weiter Informationen zum Widget «Zeiterfassung» sind über folgenden Link zu finden:
6. Absenzen erfassen
Absenzen können über den Kalender erfasst werden. Es stehen verschiedene Ansichten zur Verfügung.
6.1 Monatsansicht aufrufen über «Kalender / Monat»
Der aktuelle Monat wird angezeigt. Der Zeitraum kann mittels Kalendersymbol 
gewechselt werden.
Weitere Informationen zum Kalender sind im Artikel Ansichten zu finden.
6.2 Ereignis hinzufügen
Den betroffenen Tag anklicken oder den betroffenen Zeitraum markieren.
Auf der rechten Seite öffnet sich das Fenster „Ereignis hinzufügen“:
- Generell: orange markierte Felder sind Pflichtfelder.
- Zeitart (Absenz) auswählen
- Falls nötig, die Anrechnungsart anpassen.
- Folgende Anrechnungsarten stehen zur Auswahl:
- «Prozentuale Anrechnung» (Prozent der Tages-Sollzeit)
- «Halbtag» (Vormittag, Nachmittag)
- «Fixe Zeit»
- «Zeitspanne» (von – bis)
- «Tagesrest» (Auffüllen bis die Tages-Sollzeit erreicht ist, damit der Tagessaldo = 0 ist)
- Folgende Anrechnungsarten stehen zur Auswahl:
- Button «Eintragen» betätigen
- Das Ereignis erscheint nun in der Planung, schraffiert.
- Die Schraffierung bedeutet, dass die Bearbeitung durch den Vorgesetzten ausstehend ist.
6.3 Antrag zurückziehen
Unter «Meine Anträge» kann mittels markierten Pfeilsymbol die Absenz wieder aus dem Kalender entfernt werden.
Diese Aktion ist nur möglich, solange der Antrag von der Bewilligungsstelle noch nicht bearbeitet wurde.
Alternativ kann die beantragte Absenz auch im Kalender zurückgezogen werden.
Durch Anklicken der schraffierten Absenz kann die Option «Rückgängig machen» gewählt werden.
6.4 Bewilligte Absenz löschen
Bereits bewilligte Absenzen können in der Kalenderansicht gelöscht werden.
Das zu löschendes Ereignis anklicken und die Funktion «Löschen» ausführen.
Das Ereignis wird in der Planung gelöscht. Diese Aktion muss in der Regel durch einen Vorgesetzten bewilligt werden.
Weiter Informationen zum Thema Absenzen sind über folgenden Link zu finden:
7. Pendenzen bearbeiten
Das System meldet proaktiv, wenn ein unvollständiger Tag festgestellt wurde. Dies wird anhand einer Flagge inklusive der Anzahl der Pendenzen oben rechts angezeigt.
Der Tag kann durch die Aktion «Tag vervollständigen» korrigiert werden. In diesem Beispiel können die fehlenden Zeitmeldungen eingetragen werden. Sind es mehrere Zeiten, kann eine weitere Zeile mit dem [+] hinzugefügt werden.
8. Visierung der Monatsabrechnung
Die Visierung der Monatsabrechnung (Stempelkarte) wird jeweils zum Monatsanfang automatisch durch das System ausgelöst.
Die Mitarbeitenden erhalten die Pendenz «Automatischer Abschluss».
Im Rahmen dieses Abschluss-Prozesses generieren die Mitarbeitenden die persönliche Stempelkarte als PDF.
Nach dem betrachten der Stempelkarte kann die Abrechnung visiert oder korrigiert werden.
Die Stempelkarten sind nach durchgeführtem Abschluss auf dem Dashboard über das Widget «Visierungen» einsehbar.
9. Beantworten der Pendenzen als Leiter und Leiterin
9.1 Pendenzen der Mitarbeitenden beantworten
Die zu bearbeitenden Pendenzen werden oben rechts mit einer Flagge dargestellt. Dies können sowohl die eigenen Pendenzen sein, wie auch die eines Teammitglieds.
Beispiel: Bearbeiten eines Ferienantrags.
- Auswahl = Alle definieren (Standard = betroffene Person) oder spezifische Abteilung.
- Verfügbare Ferien kontrollieren: Stichtage: «Vortag, Ereignis-Beginn», «Ereignis Ende», «Jahresende, 31.12.20XX».
- Betroffenen Zeitraum im Hinblick auf alle weiteren Teammitglieder überprüfen.
- Die Schraffierung weist darauf hin, dass der Antrag noch ausstehend ist.
Antrag annehmen oder ablehnen
- Mittels Button «Daumen hoch» oder «Daumen runter» (links oben) oder
- dieses Fenster schliessen, Funktionstaste erneut anklicken und «Annehmen» oder «Ablehnen» ausführen.
- Je nach Entscheid wird das Ereignis nun definitiv (ohne Schraffierung) in die Planung eingetragen oder aus der Planung gelöscht.
9.2 Stempelkarten der Mitarbeitenden visieren
Nachdem die Mitarbeitenden ihre eigene Stempelkarte visiert haben, erstellt TimeRocket* eine Pendenz bei der zuständigen Person. Die Stempelkarte der Mitarbeitenden können betrachtet, visiert oder abgelehnt werden. Sobald die Mitarbeitenden ihre Stempelkarte generiert haben, ist die betroffene Abrechnungsperiode gesperrt und es können keine Änderungen mehr vorgenommen werden.
* Der Abschlussprozess kann von dieser Variante abweichen. Dieser Prozess kann in Zusammenarbeit mit Calitime individuell abgebildet werden.
10. Abrechnung
In der Abrechnung werden die Details eines einzelnen Tages angezeigt.
Interpretierter Arbeitstag:
- Kommen-/Gehen-Buchungen
- Pausenmeldungen
- Sperr-/Blockzeit Verletzungen
Zeiten:
- Anwesenheit / Istzeit / Sollzeit / Überstunden
- Allfällige Absenzen aus dem Kalender
- Allfällige Korrekturkonten
- Allfällige Zeitarten aus Regeln (z.B. Zulagen)
Konten:
- Kontostände per Datum des gewählten Tags.
Je nach Rolle können auch die Details der Mitarbeitenden aus dem Team angezeigt werden.
Interpretierter Arbeitstag
Über den Block «Interpretierter Arbeitstag» können weitere Kommen-/Gehen-Buchungen erfasst werden mit der Funktion [+]. Bei den Pfeiltasten auf der Zeile der Buchungszeit können die Zeiten unter anderem überschrieben oder gelöscht werden. Über die Workflow-Einstellungen ist geregelt, ob die Aktionen eine Pendenz generiert oder sofort aktiv ist.
Regel deaktivieren
Sind in TimeRocket Regel definiert wie beispielsweise Sperrzeiten werden diese durch das System markiert. Regel können deaktiviert werden. Dies kann über die Pfeiltasten auf der Zeile der Buchungszeit ausgelöst werden. Über die Workflow-Einstellungen ist konfiguriert, ob die Aktion eine Pendenz generiert oder sofort aktiv ist.
Zeiten
Über das Zeichen [+] können Sie einen Kalendereintrag hinzufügen. Dies ist die gleiche Aktion wie beim Eintrag eines Ereignisses über den Kalender. Ein Kalendereintrag kann über mehrere Tage gesetzt werden.
Beispiele: Ferien, Krank, Unfall, Militär, Schule usw.
Zeitartbuchung – Regel deaktivieren
Eine Buchung kann von einer Regel stammen.
Beispiele für Buchungen von einer Regel: Zulagen, vereinfachte Zeiterfassung, regelmässige Auszahlungen, regelmässige Gutschriften
Mit der Pfeiltaste neben dem Stunden/Minuten-Wert können Sie die Regel für den gewählten Tag deaktivieren. Je nach Einstellungen im Workflow wird eine Pendenz/Antrag ausgelöst oder das Deaktivieren für diesen Tag ist sofort aktiv.
11. Auswertungen
Es gibt zwei Arten von Auswertungen: Statistiken und Berichte. Die Berichte lassen sich ausdrucken oder exportieren z.B. in eine PDF- oder CSV-Datei.
Mit der Funktion «Hinzufügen» ganz unten kann die Auswertung ab einer Vorlage erstellt werden.
Vorlage wählen, z.B. die «Stempelkarte», Namen der Auswertung eintragen, Auswertung hinzufügen wählen.
Je nach Berechtigung können nur die eigenen Daten ausgewertet werden oder zusätzlich diejenigen der Personen aus dem dazugehörigen Team.
Weitere Informationen zum Thema Auswertungen sind über folgenden Link zu finden: