Der Monatsabschluss dient dazu, dass alle Personen monatlich ihre Abrechnung des Vormonates prüfen und visieren können. Abgeschlossene Abrechnungen können nicht mehr geändert werden, solange man den entsprechenden Abschluss nicht rückgängig macht.

Der Abschlussprozess ist in folgende Schritte aufgeteilt:

1. Die Abschlusspendenz wird erstellt. Standardmässig wird am 1. des Monats die Abschlusspendenz erstellt und bei den Mitarbeitenden unter Workflow / Pendenzen angezeigt (kundenspezifische Einstellungen betreffend dem Ausführungsdatum oder Abschlussworkflow sind möglich).
Solange die Pendenz nicht bearbeitet wird und den Status «Stempelkarte generieren» hat, können am Vormonat weiterhin Korrekturen vorgenommen werden.

Ansicht Widget Visierung nach dem der Visierungsprozess gestartet wurde:

 

 

2. Sobald die Stempelkarte über die Abschlusspendenz generiert wird, wird der Monat provisorisch abgeschlossen. Der Status der Pendenz wechselt dadurch auf «Stempelkarte prüfen». In diesem Status können keine Korrekturen mehr vorgenommen werden.

Ansicht Widget Visierung nach dem Generieren:

 

3. Nach dem Generieren der Stempelkarte, können drei Funktionen ausgeführt werden:
– Stempelkarte betrachten: Die Stempelkarte wird als PDF generiert.
– Stempelkarte visieren: Der Abschluss wird aus Sicht des Users visiert. Je nach Workfloweinstellung geht die Pendenz weiter zur vorgesetzten Person.
– Abrechnung korrigieren: Der provisorische Abschluss wird aufgelöst und der Status der Pendenz wird zurückgesetzt. Korrekturen können wieder vorgenommen werden, bis der User über die Abschlusspendenz die Stempelkarte erneut generiert.

 

Ansicht Widget Visierung nach der Visierung durch die betroffene Person:

 

4. Wurde die Stempelkarte generiert und visiert, geht die Abschlusspendenz weiter zur vorgesetzten Person. Diese hat ebenso die 3 Funktionen zur Auswahl:
– Stempelkarte betrachten: Die Stempelkarte wird als PDF generiert.
– Stempelkarte visieren: Nach der Visierung durch die vorgesetzte Person ist der Monat abgeschlossen. Korrekturen sind nicht mehr möglich.
– Abrechnung korrigieren: Der provisorische Abschluss wird aufgelöst und der Status der Pendenz wird zurückgesetzt. Die Pendenz geht an den User zurück und Korrekturen können wieder vorgenommen werden.

Ansicht Widget Visierung nach der Visierung durch die vorgesetzte Person:

 

FAQ zum Monatsabschluss

Der Monatsabschluss ist noch nicht visiert. Weshalb kann ich keine Änderungen vornehmen?

Sobald die Stempelkarte über die Abschluss Pendenz generiert wird, wird der Monat provisorisch abgeschlossen. Durch das Generieren ändert die Abschlusspendenz den Status von «Stempelkarte generieren» zu «Stempelkarte prüfen».

Zudem wird auf dem Widget Visierungen, beim betroffenen Monat ein PDF-Symbol angezeigt. Anhand der Sanduhr bei den Initialen sehen Sie, bei welcher Person diese Abschlusspendenz aktuell liegt.

 

Damit Korrekturen wieder möglich sind, muss bei der Pendenz «Abrechnung korrigieren» gewählt werden. Sofern Sie die HR-Rolle besitzen, können Sie über die Abrechnung / Übersicht auf die Pendenz der betroffenen Person zugreifen und den Status zurücksetzen.

 

Korrekturen in einem abgeschlossenen Monat, was kann ich tun?

Wurde der Abschluss bereits von allen Stellen visiert, muss der Monatsabschluss gelöscht werden, damit Korrekturen vorgenommen werden können. Im Personalverzeichnis kann der Monatsabschluss über das Widget Visierungen gelöscht werden. Klicken Sie dazu auf den Papierkorb beim Abschluss.

Wichtig: Es können nicht einzelne Abschlüsse in der Vergangenheit gelöscht werden. Monatsabschlüsse müssen immer in der chronologischen Reihenfolge gelöscht werden. Das Löschen ist nur möglich, wenn es keine offene Abschluss Pendenzen gibt. Die Abschlüsse müssen dann einzeln für jeden Monat wieder ausgelöst und visiert werden.

 

 

Abschluss gelöscht, wie kann eine neue Pendenz generiert werden?

Wurde ein Abschluss gelöscht, kann die Abschlusspendenz manuell generiert werden. Diese Funktion finden Sie unter Einstellungen / Zeitpläne / Automatischer Abschluss.

Wichtig: Wählen Sie jeweils nur die betroffenen Personen aus. Das Datum entspricht dem letzten Tag der abzuschliessenden Periode. Wenn Sie beispielsweise den Januar Abschluss erneut auslösen möchten, wählen Sie den 31.01.JJJJ.

Der Abschluss wird immer vom letzten Abschlussdatum aus erstellt. Wenn also der letzte vorhandene Abschluss per 30.11.JJJJ ist und ein Abschluss per 31.01.JJJJ erstellt wird, wird eine Abschlusspendenz für den Zeitraum vom 01.12.JJJJ bis 31.01.JJJJ, also in diesem Beispiel über zwei Monate, erstellt. Möchte man einen Abschluss pro Monat, muss pro Monat ein Abschluss ausgelöst werden.

Weiterführende Informationen zum manuellen Auslösen des Abschlussprozesses sind unter dem Thema Zeitpläne zu finden.

 

Abschluss nach dem Austritt

Die Abschlusspendenz wird standardmässig nur für aktive Personen ausgelöst. Dies bedeutet, dass für aktuell ausgetretene Personen die Abschlusspendenz nicht mehr ausgelöst wird. Beispiel: Austritt 31.01.JJJJ, Abschluss Januar -> Diese Person bekommt dann keinen Abschluss mehr. Falls trotzdem eine Abschlusspendenz erstellt werden soll, kann diese manuell ausgelöst werden.

 

Abschluss falsch ausgelöst (falschen Datum / Person)

Wird beim Abschluss ein falsches Datum oder die falsche Person gewählt, kann dieser Abschluss nicht direkt gelöscht werden. Die erstellten Abschlusspendenzen müssen generiert und visiert werden. Danach kann der Abschluss gelöscht werden.